Tirer partie des fonctionnalités d’Outlook

Travaillant une grande partie de mon temps avec Outlook j’ai découvert au fil du temps plusieurs trucs et astuces bien pratiques. Je vous fais partager ici ces fonctionnalités qui contribueront je l’espère à votre efficacité au bureau.

Amélioration de l’interface graphique

#. Ajouter le bouton « enregistrer » les pièce jointes
A partir du menu Affichage > Barre d’outil > Personnaliser… ajouter aux barres d’outils de la fenêtre principale et de la fenêtre des emails le bouton « Enregistrer les pièces jointes ». Celui ci permet de détacher rapidement dans un endroit unique l’ensemble des pièces jointes d’un e-mail.

#. Mettre en avant les e-mails qui vous sont adressés
Voir ce post de décembre 2007

Interactions entre les volets de l’interface graphique

#.Générer rapidement un mail à partir de la liste des contacts
A partir de la liste des contacts, faites glisser le contact sur le volet « Courrier » à gauche de l’interface graphique (ou sur le dossier boîte de réception)

#. Créer rappidement un nouveau contact à partir d’un e-mail
A l’inverse du point précédent, faites glissez l’email que vous avez reçu dans le panneau « Contacts ». Seul l’expéditeur du mail qui sera créé comme contact

#.Créer rappidement un rendez vous à partir d’un e-mail
Glissez le message de la boite de réception vers l’onglet Calendrier du panneau de navigation.

Exploiter les fonctionnalités

#. Suivi des conversations
Rechercher tout > Message de même type
Cela ouvre une fenêtre de rechercha avancée qui liste tous les messages de la conversation. Cela est accompli car Outlook recherche tous les mails dont l’objet est identique (cf. onglet recherche avancée).
A priori la recherche s’effectue dans les dossiers envoyés, brouillon et boite de réception.

#. Utiliser les boutons de votes
Vous pouvez utilisez les messages comme des sondages, Outlook permet d’ajouter des boutons de vote aux e-mails. Chaque destinataire pourra exprimer sa préférence en cliquant sur un des boutons, ce qui générera un message de réponse.

Lien vers le forum Microsoft Outlook

Modules complémentaires (plugins)

#.Sync with Google Calendar
Module qui permet de synchroniser dans les 2 sens vos calendriers Outlook et Google Calendar.
Lien vers l’aide Google

N’hésitez pas à faire partager vos astuces personnelles en laissant un commentaire.

Bonne journée.

Comment annuler tous les onglets dans firefox

Logo Firefox Suite à mon post sur la configuration des croix de fermeture des onglets de navigation, un internaute m’a posé la question de savoir comment il était possible de fermer l’ensemble des onglets actifs.

Je vois 3 possibilités pour cela :

    1. Par le biais du menu contextuel « Fermer les autres onglet » (accessible par un clic droit sur la barre d’onglet – pas de raccourci clavier identifié);
    2. Utilisation de l’extension « Close All Tabs« , qui se propose de remédier à l’absence de raccourci clavier en ajoutant un bouton spécial dans la barre de menu;
    3. Utilisation de l’extension « Mouse gesture« qui définit un geste (bas – droite – bas) ayant cet effet.

      Cordialement

      Tirer partie d’Outlook pour automatiser l’envoi de voeux annuels

      <<Fin Janvier approche à grand pas, mais il n’est pas encore trop tard pour envoyer vos voeux pour 2008. Voici un moyen de le faire en masse grâce à la combinaison des fonctionnalités d’Outlook et Word. Ce petit tutorial vous guide pas à pas dans la démarche de publipostage. >>


      Conseil préliminaire : Pour commencer, placer Outlook en mode hors connexion (Fichier > Travailler en mode hors connexion), cela vous permettra par la suite de contrôler les e-mails qui seront générés par la messagerie.1ère étape: Vérification de l’exhaustivité du carnet d’adresse (A réaliser dans Outlook)

      Vérifier et mettre à jour si nécessaire le carnet d’adresse en complétant proprement les champs Nom, Prénom, Titre et Société.

      2nde étape: Créer un template (A réaliser dans Word)

      • Créer le corps de l’e-mail de voeux dans Word: « Je profite de ce début d’année pour te présenter tous mes meilleurs vœux pour 2008. J’espère que cette année sera synonyme de …… »
      • Lancer l’assistant de publipostage, il ne sera pas nécessaire d’aller jusqu’à la dernière étape de celui ci, par contre il va vous aider pour insérer les champs de fusion.
      • Sélectionnez le carnet d’adresse Outlook Comme source de données. C’est à ce moment qu’on mesure l’intérêt de correctement renseigner certains champs des fiches « contact » (cf. étape 1). Par exemple il est possible d’introduire une condition, qui lors du publipostage définira en fonction du Titre de chaque contact si l’e-mail doit commencer par « Cher » ou « Chère ».
      • Pour ce faire à partir de la barre d’outil fusion et publipostage sélectionnez Insérer un mot clé Si … Alors Sinon et suivez l’assistant (ScreenShot Fusion et publipostage).

      A toutes fins utile voici un petit fichier de démonstration: Exemple (Icone MS Word)

      3ème étape: Configurer le publipostage (A réaliser dans Outlook)

      • Placer vous dans le volet de navigation « Contact » d’outlook
      • Sélectionner l’ensemble des contacts auxquels vous souhaitez adresser votre carte de voeux.
      • A partir de la barre de menu sélectionner Outil > Fusion et publipostage et suivez l’assistant pas à pas.

      FusionContacts

      • Dans la zone « Fichier du document » indiquez le chemin vers le template Word que vous avez crée à l’étape 2.
      • Type de document = Lettre, Fusionner vers = Messagerie
      • Indiquez l’objet de votre e-mail

      Et voilà, c’est parti …


      Pour aller un plus loin.

      1. Si ce n’est fait mettre Outlook en mode hors connexion permet de différer l’envoi des e-mails générés et ainsi d’en reprendre quelques un pour les compléter d’une touche plus personnelle.
      2. Pour l’occasion choisissez-vous un fond de papier à lettre un peu plus original que le blanc crème traditionnel.
      3. Créer des champs « personnalisés » dans le carnet d’adresse pour affiner les envois. Par exemple avant de faire mon envoi de masse j’avais déjà répondus à quelques mails de bonne année, par conséquent il me fallait exclure ces contacts de mon envoi de masse. Pour ce faire j’ai ajouté aux colonnes du carnet d’adresse un champ « envoi voeux 2008 » qui peut prendre 2 valeur « oui » pour fait ou « non » pour à faire. Une fois ajouté et renseigné vous pouvez ajouter dans le template word une règle du type « Sauter l’enregistrement » si envoi voeux 2008 = Oui.

      2 astuces pour mieux exploiter la souris avec Firefox.

      1. Ouvrir un lien dans un nouvel onglet

      i. Click sur un lien avec la molette de la souris

      ii. Alternativement: CTRL + Click sur le lien

      2. Naviguer dans l’historique

      SHIFT + action sur la molette vous permet de naviguer en avant ou en arrière dans l’historique.

      Fonctionnalité de restauration des onglets

      2 fonctionalités de Firefox permettent de palier à des fermetures par erreur d’un onglet ou d’une fenêtre.

      Si vous fermez un onglet par erreur, vous pouvez le refaire apparaître en faisant un clic droit dans la barre d’ongler. Dans le menu contextuel sélectionnez l’item « Annuler fermeture de l’onglet ».
      Il n’y a par contre pas d’historique et cette action ne permet de récupérer que le dernier onglet fermé. Au delà vous pouvez toujours vous rabattre sur l’historique de navigation ou sur votre mémoire si elle est excellente.

      De façon plus systématique il est possible de configurer Firefox pour redemarrer une nouvelle session sur les onglets qui étaient actifs au moment de la fermeture du navigateur.

      Cette configuration s’effectue à partir de la fenêtre d’option
      Menu Outil > Option > Onglet Général : dans le champ  « Au démarrage de Firefox » sélectionnez « Afficher les derniers onglets et fenêtres utilisés ».

      Gestion des croix de fermeture des onglets

      Si la configuration de Firefox 2 ne vous convient pas, voici comment agir sur les croix de fermeture des onglets.

      • Tapez about:config dans la barre d’adresse du navigateur;
      • En utilisant la zone de filtre tapez browser.tabs.closeButtons;

      Vous pouvez affecter l’une des 4 valeurs suivantes à cette propriété

      • 0 : La croix de fermeture ne sera affichée que dans l’onglet actif. C’est cette configuration que j’utilise pour ma part. Elle est esthétique fait gagner un peu de place et évite certains clics malencontreux.
      • 1 : La croix de fermeture est présente sur tous les onglets (comportement par défaut)
      • 2 : Aucune croix de fermeture n’est affichée. Vous pouvez basculer sur cette configuration dès lors que vous maîtrisez le raccourci [CTRL + W] ou l’utilisation de la mouse wheel pour fermer les onglets.
      • 3 : Une croix de fermeture unique est affichée à l’extrémité de la barre d’onglets.

      Source


      Tirer partie des propriétés des documents Office dans l’explorateur de fichier Windows

      Les documents MS Office proposent des méta-données, c’est à dire des données décrivant le document lui même. Dans presque tous les cas vous pouvez y accéder par le menu Fichier > Propriétés.

      Bien qu’il ne soit pas encore possible de s’en servir pour effectuer des recherches, il est interessant de prendre l’habitude de renseigner ces champs. En effet, une fois exploités correctement dans l’explorateur Windows, leur affichage simplifie la lecture et la recherche de documents.

      Voici comment procéder avec XP.

      1. Ouvrez l’explorateur, positionner vous sur un dossier contenant plusieurs documents
      2. Sélectionnez le mode d’affichag edétaillé Affichage > Détail
      3. Dans le menu de l’explorateur sélectionnez Affichage > Choisir les détails
      4. La fenêtre qui s’ouvre vous permet de choisir les méta données à afficher

      Explorateur Détail

      Personnellement j’ai pris l’habitude d’afficher les informations suivantes

      • Version du Fichier
      • Auteur
      • Titre du document
      • Objet du document

      Une fois cette bonne habitude prise tâchez de la communiquer à vos collègues et collaborateurs pour en tirer partie au maximum.

      PS: Pour appliquer la mise en forme à l’ensemble des dossiers, à partir de l’explorateur Outils > Option > Onglet Affichage > bouton « Appliquer à tous les sous dossiers »