Intégrer ses fils RSS dans Outlook 2003

La messagerie est devenue par la force des choses l’un de mes principaux outils de travail, aussi j’essaye d’y centraliser un maximum de mes activités / référentiels.

Avec Outlook 2003 pas de problème pour la gestion des mails, contacts, actions et du calendrier. Lorsqu’il à s’agit d’y ajouter les flux RSS cela a été plus délicat.

En attendant de passer à la version 2007 d’Outlook qui intègre cette fonctionnalité, quelques plugins existent sur le marché, par exemple:

Possédant un agrégateur en ligne (type newsgator, google reader, etc..) le recours aux plugins ne me convient toutefois pas car ils ne permettent pas d’avoir une gestion centralisée de mes abonnements. En particulier si je m’abonne à un nouveau fil ou je supprime un fil existant je veux n’avoir à le faire qu’à un seul endroit. Avec les plugins, il faut exporter/importer un flux OPML à chaque fois

Si comme moi vous possédez votre agrégateur en ligne dont vous êtes pleinement satisfait voici une astuce qui devrait vous convenir

  1. Créer un nouveau dossier intitulé « Fil RSS » (son positionnement dans l’arborescence n’a pas d’importance)
  2. Accéder à la fenêtre « Propriété » de ce dossier (click droit > Propriétés)
    • Accéder à l’onglet « Page d’accueil »
    • Dans le champ adresse coller l’url de votre agrégateur.
    • Cocher la case « Afficher par défaut la page d’accueil de ce dossier »
  3. Valider ces changements.
  4. (optionnel) Ajouter le dossier « Fil RSS » à vos dossiers Outlook favoris

Maintenant dès que vous sélectionnez le dossier « Fil RSS » dans l’arborescence des dossier votre compte en ligne s’ouvre. 🙂

Pour aller plus loin : tirer partie des paramètres de la page web en mode hors connexion …


Sources:

> Microsoft Online

Macro Outlook pour la suppression des pièces jointes

Je suis un gros utilisateur d’Outlook au travail. Autant il est possible de détacher en une fois l’ensemble des pièces jointes reçues avec un e-mail autant je n’ai jamais compris pourquoi il est n’y avait pas une fonctionnalité permettant de supprimer l’ensemble de ces même pièces jointes. Voici une macro qui permet de remédier à ce manque. Il vous suffira ensuite de l’associer à un boutons dans votre barre d’outil et éventuellement d’y associer un raccourci clavier.

Sub supprimerAttachement() ‘Macro destinée à supprimer les pieces jointes d’un e-mail

Dim OlApp As Outlook.Application Dim objItem As Outlook.MailItem Dim compteur As Integer Dim nomFichier As String

Set OlApp = New Outlook.Application

On Error Resume Next

For Each objItem In Application.ActiveExplorer.Selection compteur = objItem.Attachments.Count

If compteur > 0 Then ‘introduction d’une ligne de séparation dans le corps du mail objItem.Body = « ————–  » & vbCr & objItem.Body End If

Do While compteur > 0 ‘place le nom du fichier qui va être supprimé dans le corps du mail nomFichier = objItem.Attachments.Item(1).FileName objItem.Body = « >> Attachement:  » & nomFichier & vbCrLf & objItem.Body objItem.Attachments.Remove (1) ‘suppression de la piece jointe objItem.Save    ‘enregistrer le message pour remettre à jour la collection d’attachement compteur = compteur – 1 Loop

Next

Set objItem = Nothing End Sub

Tirer partie des fonctionnalités d’Outlook

Travaillant une grande partie de mon temps avec Outlook j’ai découvert au fil du temps plusieurs trucs et astuces bien pratiques. Je vous fais partager ici ces fonctionnalités qui contribueront je l’espère à votre efficacité au bureau.

Amélioration de l’interface graphique

#. Ajouter le bouton « enregistrer » les pièce jointes
A partir du menu Affichage > Barre d’outil > Personnaliser… ajouter aux barres d’outils de la fenêtre principale et de la fenêtre des emails le bouton « Enregistrer les pièces jointes ». Celui ci permet de détacher rapidement dans un endroit unique l’ensemble des pièces jointes d’un e-mail.

#. Mettre en avant les e-mails qui vous sont adressés
Voir ce post de décembre 2007

Interactions entre les volets de l’interface graphique

#.Générer rapidement un mail à partir de la liste des contacts
A partir de la liste des contacts, faites glisser le contact sur le volet « Courrier » à gauche de l’interface graphique (ou sur le dossier boîte de réception)

#. Créer rappidement un nouveau contact à partir d’un e-mail
A l’inverse du point précédent, faites glissez l’email que vous avez reçu dans le panneau « Contacts ». Seul l’expéditeur du mail qui sera créé comme contact

#.Créer rappidement un rendez vous à partir d’un e-mail
Glissez le message de la boite de réception vers l’onglet Calendrier du panneau de navigation.

Exploiter les fonctionnalités

#. Suivi des conversations
Rechercher tout > Message de même type
Cela ouvre une fenêtre de rechercha avancée qui liste tous les messages de la conversation. Cela est accompli car Outlook recherche tous les mails dont l’objet est identique (cf. onglet recherche avancée).
A priori la recherche s’effectue dans les dossiers envoyés, brouillon et boite de réception.

#. Utiliser les boutons de votes
Vous pouvez utilisez les messages comme des sondages, Outlook permet d’ajouter des boutons de vote aux e-mails. Chaque destinataire pourra exprimer sa préférence en cliquant sur un des boutons, ce qui générera un message de réponse.

Lien vers le forum Microsoft Outlook

Modules complémentaires (plugins)

#.Sync with Google Calendar
Module qui permet de synchroniser dans les 2 sens vos calendriers Outlook et Google Calendar.
Lien vers l’aide Google

N’hésitez pas à faire partager vos astuces personnelles en laissant un commentaire.

Bonne journée.

Exemple d’une macro outlook pour archiver simplement ses e-mails

En Mars 2007 Merlin Man proposait sur son site 43folders les grandes lignes de sa méthode de management des e-mails intitulée Inbox Zero.

Il s’agit d’une proposition de méthode pour une gestion efficace des e-mails. Inspirée de Getting Things Done (David Allen), l’idée de fond est que la boite de réception n’est qu’un espace de stockage temporaire qui doit vous permettre de décider comment un mail doit être traité. Un nombre limité d’actions peut lui être appliqué en fait:
# supprimer
# archiver
# répondre
# transformer en action
# déléguer une action
# différer dans le temps

J’ai commencé il y a peu à intégrer progressivement cette méthodologie dans mes modes de travail et pour simplifier l’action d’Archivage j’ai produit une macro outlook que je vous livre ici. Celle ci marque le(s) mail(s) sélectionnés comme lu(s) et le(s) archive dans un répertoire pré défini.

Répertoire cible
Vous pouvez modifier le répertoire d’archivage en changeant la valeur prise par la variable objFolder. Pour ce faire indiquez l’arborescence des répertoires qui désigne votre fichier d’archive en suivant le modèle ci dessous
objNS.Folders(« Dossiers personnels »).Folders(« sous dossier »).Folders(« Sous sous dossier »)

Exécution de la macro
Placez dans la barre d’outil un bouton exécutant la macro (A partir du menu : Affichage > Barre d’outil > Personnaliser, puis catégorie « Macro »)
Puis associez la macro à un raccourci clavier, pour cela dans la zone de nommage du bouton, le symbole « & » doit précéder la lettre qui servira de raccourci.
Ex: le nom « Inbox&Zero » précise que le raccourci Alt + z déclenchera l’exécution de la macro.

Opération à faire également sur la barre d’outils des messages (ouvrir un message et répéter les opérations précédentes)
Message toolbar screenshot

J’ai déjà identifié plusieurs façon d’améliorer cette macro, si certains d’entre vous souhaite participer je suis partant pour en faire un petit projet.


Référence
http://www.43folders.com/izero
http://video.google.com/videoplay?docid=973149761529535925

Dédoublonner la base de contacts Xobni

Mascotte Xobni Xobni constitue sa liste de contacts non pas sur le carnet d’adresse Outlook mais bien en analysant l’ensemble des e-mails qui figurent dans votre messagerie (reçus et envoyés). Ce faisant, il arrive pour différente raisons que Xobni initie plusieurs contacts correspondant dans les faits à une seule et même personne physique.

Il est possible rattraper le coup et de procéder à une fusion des fiches contacts en doublon. Après cette opération les statistiques de votre contact (ranking, nbre d’emails reçus et envoyés, etc..) seront plus conformes à la réalité.

Voici comment procéder une fois que vous avec identifié un doublon entre une fiche (A) et une fiche (B) :
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Tirer partie d’Outlook pour automatiser l’envoi de voeux annuels

<<Fin Janvier approche à grand pas, mais il n’est pas encore trop tard pour envoyer vos voeux pour 2008. Voici un moyen de le faire en masse grâce à la combinaison des fonctionnalités d’Outlook et Word. Ce petit tutorial vous guide pas à pas dans la démarche de publipostage. >>


Conseil préliminaire : Pour commencer, placer Outlook en mode hors connexion (Fichier > Travailler en mode hors connexion), cela vous permettra par la suite de contrôler les e-mails qui seront générés par la messagerie.1ère étape: Vérification de l’exhaustivité du carnet d’adresse (A réaliser dans Outlook)

Vérifier et mettre à jour si nécessaire le carnet d’adresse en complétant proprement les champs Nom, Prénom, Titre et Société.

2nde étape: Créer un template (A réaliser dans Word)

  • Créer le corps de l’e-mail de voeux dans Word: « Je profite de ce début d’année pour te présenter tous mes meilleurs vœux pour 2008. J’espère que cette année sera synonyme de …… »
  • Lancer l’assistant de publipostage, il ne sera pas nécessaire d’aller jusqu’à la dernière étape de celui ci, par contre il va vous aider pour insérer les champs de fusion.
  • Sélectionnez le carnet d’adresse Outlook Comme source de données. C’est à ce moment qu’on mesure l’intérêt de correctement renseigner certains champs des fiches « contact » (cf. étape 1). Par exemple il est possible d’introduire une condition, qui lors du publipostage définira en fonction du Titre de chaque contact si l’e-mail doit commencer par « Cher » ou « Chère ».
  • Pour ce faire à partir de la barre d’outil fusion et publipostage sélectionnez Insérer un mot clé Si … Alors Sinon et suivez l’assistant (ScreenShot Fusion et publipostage).

A toutes fins utile voici un petit fichier de démonstration: Exemple (Icone MS Word)

3ème étape: Configurer le publipostage (A réaliser dans Outlook)

  • Placer vous dans le volet de navigation « Contact » d’outlook
  • Sélectionner l’ensemble des contacts auxquels vous souhaitez adresser votre carte de voeux.
  • A partir de la barre de menu sélectionner Outil > Fusion et publipostage et suivez l’assistant pas à pas.

FusionContacts

  • Dans la zone « Fichier du document » indiquez le chemin vers le template Word que vous avez crée à l’étape 2.
  • Type de document = Lettre, Fusionner vers = Messagerie
  • Indiquez l’objet de votre e-mail

Et voilà, c’est parti …


Pour aller un plus loin.

  1. Si ce n’est fait mettre Outlook en mode hors connexion permet de différer l’envoi des e-mails générés et ainsi d’en reprendre quelques un pour les compléter d’une touche plus personnelle.
  2. Pour l’occasion choisissez-vous un fond de papier à lettre un peu plus original que le blanc crème traditionnel.
  3. Créer des champs « personnalisés » dans le carnet d’adresse pour affiner les envois. Par exemple avant de faire mon envoi de masse j’avais déjà répondus à quelques mails de bonne année, par conséquent il me fallait exclure ces contacts de mon envoi de masse. Pour ce faire j’ai ajouté aux colonnes du carnet d’adresse un champ « envoi voeux 2008 » qui peut prendre 2 valeur « oui » pour fait ou « non » pour à faire. Une fois ajouté et renseigné vous pouvez ajouter dans le template word une règle du type « Sauter l’enregistrement » si envoi voeux 2008 = Oui.

Xobni, addon Outlook de management des e-mails

Logo Xobni<<Xobni (pour Inbox) est une extension Outlook qui propose une vue de management des e-mails orientée contact.>>


Créé par une start up de San Francisco en 2006, ce produit n’est pour l’instant pas disponible en français et n’est accessible qu’en version Béta sur invitation. En quelques mots, une fois l’installation effectuée Xobni va se présenter sous la forme d’un nouveau volet. Celui ci « orienté contact » va centraliser les informations e-mail : fréquences et volume des échanges que vous avez avec cette personnes, conversation e-mail en cours, …L’installation prendra une dizaine de minutes ou plus suivant la volumétrie de votre boite mail, le temps que Xnobi parcoure et indexe le tout.

Aperçu des principales fonctionnalités

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