Organiser son bureau windows avec Fences

Dans un post précédent (celui-ci) j’indiquais la référence d’un fond d’écran pensé pour permettre d’organiser virtuellement ses documents.

fencesJe viens de découvrir une solution un peu plus élaborée, Fences (TM),  qui permet d’aller plus loin dans ce sens.

Il s’agit d’un programme pour Windows qui permet

  • de créer ses propres zones de regroupement d’icônes. Celles ci pouvant être à loisir nomées/renomées, re-dimensionnées ou déplacées sur le bureau.
  • d’arranger librement les raccourcis au sein de ces zones de regroupement.

Petit plus intéressant, le système « quick hide » qui permet de cacher tous les icônes du bureau d’un double click. Avec pourtant une certaine souplesse puisque chaque zone de regroupement peut être définie comme concernée ou non par le « quick hide ».

Après quelques essais je trouve le système très intuitif puisqu’une nouvelle zone se crée directement avec la souris et que les options sont accessibles dans le menu contextuel de la souris.

Ce soft simple mérite vraiment un essai, je trouve le principe tellement simple et efficace que je pense que ce sera dans la prochaine version de windows. A noter que Fences est distribué pour l’instant en version béta, dont la licence expirera en Aout 2009.

Enfin cela n’empêche pas de faire du nettoyage sur son bureau régulièrement.

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http://www.stardock.com/products/fences/

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Revue de Monkey GTD

Au dire de David Alen « One of the best tricks for enhancing your personal productivity is having organizing tools that you love to use ».

Après avoir essayé différent outils, j’ai finalement décidé d’appuyer mon système de collection sur Monkey GTD.

Monkey GTD est une version customisée de TiddlyWiki, en quelques mots il s’agit d’une unique feuille HTML, enrichie d’un ensemble de scripts. Ca n’a l’air de rien, mais au final cette version 3 est un outil très simple, fonctionnel et stable qui vous aidera à organiser efficacement actions, projets et contextes.

1. Simple:

Il n’y a pas d’installation à effectuer. Télécharger 1 template vierge, ouvrez le dans votre navigateur et c’est parti !

Deux immenses avantages:

  • Portabilité garantie (je stocke mon fichier sur ma clé USB)
  • Fonctionne avec tous les systèmes d’exploitation.

2. Fonctionnel

Cette version propose plus (+) de tableaux récapitulatifs (combinant différentes vues, par projet, par statut, par contexte, etc..). J’utilise tout particulièrement les rapports par contacts pour suivre les actions que je délègue.

La présentation a beaucoup évoluée, il est très simple de créer des projets, des actions et de changer leur statut (via l’utilisation du petit ‘+’ présent un peu partout).

Une fois que vous aurez compris le principe des tiddlers (les billets qui constituent le socle de tiddlyWiki) vous verrez que quasiment tout est réorganisable à volonté.

3. Stable

Aucun plantage

D’autre part, par mesure de sécurité, vous pouvez effectuer régulièrement une sauvegarde en ligne grâce à tiddlyspot.com (possibilité de choisir le statut de la sauvegarde « publique » ou « privé »).

J’utilise Monkey GTD pour gérer mes projets au travail et franchement c’est super. J’en arrive même à me demander pourquoi ce genre d’outil n’est pas mis à la disposition des salariés quand ils intègrent la société.


Fiche technique MonkeyGTD

Auteur : Simon Baird

Version : 3.0

Ref : http://monkeygtd.tiddlyspot.com/#MonkeyGTD

Distribution : Gratuit

Support : http://tiddlywiki.org/wiki/MonkeyGTD

Macro Outlook pour la suppression des pièces jointes

Je suis un gros utilisateur d’Outlook au travail. Autant il est possible de détacher en une fois l’ensemble des pièces jointes reçues avec un e-mail autant je n’ai jamais compris pourquoi il est n’y avait pas une fonctionnalité permettant de supprimer l’ensemble de ces même pièces jointes. Voici une macro qui permet de remédier à ce manque. Il vous suffira ensuite de l’associer à un boutons dans votre barre d’outil et éventuellement d’y associer un raccourci clavier.

Sub supprimerAttachement() ‘Macro destinée à supprimer les pieces jointes d’un e-mail

Dim OlApp As Outlook.Application Dim objItem As Outlook.MailItem Dim compteur As Integer Dim nomFichier As String

Set OlApp = New Outlook.Application

On Error Resume Next

For Each objItem In Application.ActiveExplorer.Selection compteur = objItem.Attachments.Count

If compteur > 0 Then ‘introduction d’une ligne de séparation dans le corps du mail objItem.Body = « ————–  » & vbCr & objItem.Body End If

Do While compteur > 0 ‘place le nom du fichier qui va être supprimé dans le corps du mail nomFichier = objItem.Attachments.Item(1).FileName objItem.Body = « >> Attachement:  » & nomFichier & vbCrLf & objItem.Body objItem.Attachments.Remove (1) ‘suppression de la piece jointe objItem.Save    ‘enregistrer le message pour remettre à jour la collection d’attachement compteur = compteur – 1 Loop

Next

Set objItem = Nothing End Sub

Tirer partie des fonctionnalités d’Outlook

Travaillant une grande partie de mon temps avec Outlook j’ai découvert au fil du temps plusieurs trucs et astuces bien pratiques. Je vous fais partager ici ces fonctionnalités qui contribueront je l’espère à votre efficacité au bureau.

Amélioration de l’interface graphique

#. Ajouter le bouton « enregistrer » les pièce jointes
A partir du menu Affichage > Barre d’outil > Personnaliser… ajouter aux barres d’outils de la fenêtre principale et de la fenêtre des emails le bouton « Enregistrer les pièces jointes ». Celui ci permet de détacher rapidement dans un endroit unique l’ensemble des pièces jointes d’un e-mail.

#. Mettre en avant les e-mails qui vous sont adressés
Voir ce post de décembre 2007

Interactions entre les volets de l’interface graphique

#.Générer rapidement un mail à partir de la liste des contacts
A partir de la liste des contacts, faites glisser le contact sur le volet « Courrier » à gauche de l’interface graphique (ou sur le dossier boîte de réception)

#. Créer rappidement un nouveau contact à partir d’un e-mail
A l’inverse du point précédent, faites glissez l’email que vous avez reçu dans le panneau « Contacts ». Seul l’expéditeur du mail qui sera créé comme contact

#.Créer rappidement un rendez vous à partir d’un e-mail
Glissez le message de la boite de réception vers l’onglet Calendrier du panneau de navigation.

Exploiter les fonctionnalités

#. Suivi des conversations
Rechercher tout > Message de même type
Cela ouvre une fenêtre de rechercha avancée qui liste tous les messages de la conversation. Cela est accompli car Outlook recherche tous les mails dont l’objet est identique (cf. onglet recherche avancée).
A priori la recherche s’effectue dans les dossiers envoyés, brouillon et boite de réception.

#. Utiliser les boutons de votes
Vous pouvez utilisez les messages comme des sondages, Outlook permet d’ajouter des boutons de vote aux e-mails. Chaque destinataire pourra exprimer sa préférence en cliquant sur un des boutons, ce qui générera un message de réponse.

Lien vers le forum Microsoft Outlook

Modules complémentaires (plugins)

#.Sync with Google Calendar
Module qui permet de synchroniser dans les 2 sens vos calendriers Outlook et Google Calendar.
Lien vers l’aide Google

N’hésitez pas à faire partager vos astuces personnelles en laissant un commentaire.

Bonne journée.

Exemple d’une macro outlook pour archiver simplement ses e-mails

En Mars 2007 Merlin Man proposait sur son site 43folders les grandes lignes de sa méthode de management des e-mails intitulée Inbox Zero.

Il s’agit d’une proposition de méthode pour une gestion efficace des e-mails. Inspirée de Getting Things Done (David Allen), l’idée de fond est que la boite de réception n’est qu’un espace de stockage temporaire qui doit vous permettre de décider comment un mail doit être traité. Un nombre limité d’actions peut lui être appliqué en fait:
# supprimer
# archiver
# répondre
# transformer en action
# déléguer une action
# différer dans le temps

J’ai commencé il y a peu à intégrer progressivement cette méthodologie dans mes modes de travail et pour simplifier l’action d’Archivage j’ai produit une macro outlook que je vous livre ici. Celle ci marque le(s) mail(s) sélectionnés comme lu(s) et le(s) archive dans un répertoire pré défini.

Répertoire cible
Vous pouvez modifier le répertoire d’archivage en changeant la valeur prise par la variable objFolder. Pour ce faire indiquez l’arborescence des répertoires qui désigne votre fichier d’archive en suivant le modèle ci dessous
objNS.Folders(« Dossiers personnels »).Folders(« sous dossier »).Folders(« Sous sous dossier »)

Exécution de la macro
Placez dans la barre d’outil un bouton exécutant la macro (A partir du menu : Affichage > Barre d’outil > Personnaliser, puis catégorie « Macro »)
Puis associez la macro à un raccourci clavier, pour cela dans la zone de nommage du bouton, le symbole « & » doit précéder la lettre qui servira de raccourci.
Ex: le nom « Inbox&Zero » précise que le raccourci Alt + z déclenchera l’exécution de la macro.

Opération à faire également sur la barre d’outils des messages (ouvrir un message et répéter les opérations précédentes)
Message toolbar screenshot

J’ai déjà identifié plusieurs façon d’améliorer cette macro, si certains d’entre vous souhaite participer je suis partant pour en faire un petit projet.


Référence
http://www.43folders.com/izero
http://video.google.com/videoplay?docid=973149761529535925

PocketMod

Pocket mod est une application en ligne qui comblera ceux qui ne se déplacent jamais sans un support papier pour prendre des notes.

Cette application en ligne vous propose de créer un petit livret de 6 pages à partir d’une feuille A4. Un peu de travail manuel sera nécessaire pour la mise en forme mais vous pouvez choisir parmi une série de templates (calendrier, todo list, …) la composition de vos 6 pages.

Très pratique pour les adeptes de GTD qui cherchent un outil de collection.

[Update du 23/02/2008] : Une version offline est également disponible ici.

Tirer partie du menu « Envoyer Vers »

Lorsque vous effectuez un clic droit sur un fichier vous avez un menu intitulé « Envoyer Vers » (SendTo) présent dans le menu contextuel. Cette action va envoyer le fichier vers la destination que vous sélectionner ou lancer le programme indiqué.

Microsoft fournit une configuration par défaut de ce menu mais ce qui est intéressant c’est qu’il vous est possible d’adapter son contenu à vos besoins. Ce qui se révèle particulièrement pratique si vous avez une organisation précise de dossiers, ceux que vous utilisez le plus souvent peuvent trouver une place avantageuse dans ce menu.

Menu envoyer vers

La modification du contenu de ce menu se fait simplement à partir d’un dossier « SenTo », celui ci est accessible depuis l’explorateur Window.

…\Documents andSettings\username\SendTo

  • “username” désigne votre compte Windows;
  • Ce dossier est masqué par défaut, vous devez activer l’affichage des dossier masqué pour y accéder.

Pour ajouter un item au menu contextuel « Envoyer Vers », créez un raccourci du dossier de destination ou du programme (fichier .exe) qui vous intéresse, puis copiez ce raccourci dans le dossier « SendTo ».

Pour supprimer un item au menu contextuel « Envoyer Vers », supprimez le raccourci correspondant.

A présent, Lorsque vous faite un clic droit maintenant le nouveau raccourci apparait dans le menu déroulant « envoyer vers »

Vous devinez que l’on peut tirer partie de cette possibilité de configuration pour ajouter dans le menu « Envoyer Vers » par exemple

  • Les raccourcis des dossiers @Inbox / @Incubate / @Read&Review
  • Le raccourci vers l’espace de stockage des documents d’une clé USB

Source