GTD : Utiliser un Ipod pour le contexte @read-and-review

Je me suis finalement rendu compte qu’un Ipod pouvait trouver sa place dans ma mise en œuvre de Getting Things Done (GTD).

Les listes de lectures intelligentes proposées par I-tunes m’ont permis d’isoler les éléments qui sont en attente d’écoute. Voici quelques listes que j’ai établi pour effecteur différente revue pendant mes trajets professionnels.

<!– @page { size: 21cm 29.7cm; margin: 2cm } P { margin-bottom: 0.21cm } –>

  • @Review : Podcast => les podcasts téléchargés mais pas encore écoutés
  • @Review: AudioBook => les chapitres d’audiobooks pas encore écoutés
  • @Review : Music=> les chansons que je n’ai pas encore notées

Plus d’informations sur les listes de lectures intelligentes d’itunes (smart playlist):

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Revue de Monkey GTD

Au dire de David Alen « One of the best tricks for enhancing your personal productivity is having organizing tools that you love to use ».

Après avoir essayé différent outils, j’ai finalement décidé d’appuyer mon système de collection sur Monkey GTD.

Monkey GTD est une version customisée de TiddlyWiki, en quelques mots il s’agit d’une unique feuille HTML, enrichie d’un ensemble de scripts. Ca n’a l’air de rien, mais au final cette version 3 est un outil très simple, fonctionnel et stable qui vous aidera à organiser efficacement actions, projets et contextes.

1. Simple:

Il n’y a pas d’installation à effectuer. Télécharger 1 template vierge, ouvrez le dans votre navigateur et c’est parti !

Deux immenses avantages:

  • Portabilité garantie (je stocke mon fichier sur ma clé USB)
  • Fonctionne avec tous les systèmes d’exploitation.

2. Fonctionnel

Cette version propose plus (+) de tableaux récapitulatifs (combinant différentes vues, par projet, par statut, par contexte, etc..). J’utilise tout particulièrement les rapports par contacts pour suivre les actions que je délègue.

La présentation a beaucoup évoluée, il est très simple de créer des projets, des actions et de changer leur statut (via l’utilisation du petit ‘+’ présent un peu partout).

Une fois que vous aurez compris le principe des tiddlers (les billets qui constituent le socle de tiddlyWiki) vous verrez que quasiment tout est réorganisable à volonté.

3. Stable

Aucun plantage

D’autre part, par mesure de sécurité, vous pouvez effectuer régulièrement une sauvegarde en ligne grâce à tiddlyspot.com (possibilité de choisir le statut de la sauvegarde « publique » ou « privé »).

J’utilise Monkey GTD pour gérer mes projets au travail et franchement c’est super. J’en arrive même à me demander pourquoi ce genre d’outil n’est pas mis à la disposition des salariés quand ils intègrent la société.


Fiche technique MonkeyGTD

Auteur : Simon Baird

Version : 3.0

Ref : http://monkeygtd.tiddlyspot.com/#MonkeyGTD

Distribution : Gratuit

Support : http://tiddlywiki.org/wiki/MonkeyGTD

Exemple d’une macro outlook pour archiver simplement ses e-mails

En Mars 2007 Merlin Man proposait sur son site 43folders les grandes lignes de sa méthode de management des e-mails intitulée Inbox Zero.

Il s’agit d’une proposition de méthode pour une gestion efficace des e-mails. Inspirée de Getting Things Done (David Allen), l’idée de fond est que la boite de réception n’est qu’un espace de stockage temporaire qui doit vous permettre de décider comment un mail doit être traité. Un nombre limité d’actions peut lui être appliqué en fait:
# supprimer
# archiver
# répondre
# transformer en action
# déléguer une action
# différer dans le temps

J’ai commencé il y a peu à intégrer progressivement cette méthodologie dans mes modes de travail et pour simplifier l’action d’Archivage j’ai produit une macro outlook que je vous livre ici. Celle ci marque le(s) mail(s) sélectionnés comme lu(s) et le(s) archive dans un répertoire pré défini.

Répertoire cible
Vous pouvez modifier le répertoire d’archivage en changeant la valeur prise par la variable objFolder. Pour ce faire indiquez l’arborescence des répertoires qui désigne votre fichier d’archive en suivant le modèle ci dessous
objNS.Folders(« Dossiers personnels »).Folders(« sous dossier »).Folders(« Sous sous dossier »)

Exécution de la macro
Placez dans la barre d’outil un bouton exécutant la macro (A partir du menu : Affichage > Barre d’outil > Personnaliser, puis catégorie « Macro »)
Puis associez la macro à un raccourci clavier, pour cela dans la zone de nommage du bouton, le symbole « & » doit précéder la lettre qui servira de raccourci.
Ex: le nom « Inbox&Zero » précise que le raccourci Alt + z déclenchera l’exécution de la macro.

Opération à faire également sur la barre d’outils des messages (ouvrir un message et répéter les opérations précédentes)
Message toolbar screenshot

J’ai déjà identifié plusieurs façon d’améliorer cette macro, si certains d’entre vous souhaite participer je suis partant pour en faire un petit projet.


Référence
http://www.43folders.com/izero
http://video.google.com/videoplay?docid=973149761529535925

PocketMod

Pocket mod est une application en ligne qui comblera ceux qui ne se déplacent jamais sans un support papier pour prendre des notes.

Cette application en ligne vous propose de créer un petit livret de 6 pages à partir d’une feuille A4. Un peu de travail manuel sera nécessaire pour la mise en forme mais vous pouvez choisir parmi une série de templates (calendrier, todo list, …) la composition de vos 6 pages.

Très pratique pour les adeptes de GTD qui cherchent un outil de collection.

[Update du 23/02/2008] : Une version offline est également disponible ici.