Exemple d’une macro outlook pour archiver simplement ses e-mails

En Mars 2007 Merlin Man proposait sur son site 43folders les grandes lignes de sa méthode de management des e-mails intitulée Inbox Zero.

Il s’agit d’une proposition de méthode pour une gestion efficace des e-mails. Inspirée de Getting Things Done (David Allen), l’idée de fond est que la boite de réception n’est qu’un espace de stockage temporaire qui doit vous permettre de décider comment un mail doit être traité. Un nombre limité d’actions peut lui être appliqué en fait:
# supprimer
# archiver
# répondre
# transformer en action
# déléguer une action
# différer dans le temps

J’ai commencé il y a peu à intégrer progressivement cette méthodologie dans mes modes de travail et pour simplifier l’action d’Archivage j’ai produit une macro outlook que je vous livre ici. Celle ci marque le(s) mail(s) sélectionnés comme lu(s) et le(s) archive dans un répertoire pré défini.

Répertoire cible
Vous pouvez modifier le répertoire d’archivage en changeant la valeur prise par la variable objFolder. Pour ce faire indiquez l’arborescence des répertoires qui désigne votre fichier d’archive en suivant le modèle ci dessous
objNS.Folders(« Dossiers personnels »).Folders(« sous dossier »).Folders(« Sous sous dossier »)

Exécution de la macro
Placez dans la barre d’outil un bouton exécutant la macro (A partir du menu : Affichage > Barre d’outil > Personnaliser, puis catégorie « Macro »)
Puis associez la macro à un raccourci clavier, pour cela dans la zone de nommage du bouton, le symbole « & » doit précéder la lettre qui servira de raccourci.
Ex: le nom « Inbox&Zero » précise que le raccourci Alt + z déclenchera l’exécution de la macro.

Opération à faire également sur la barre d’outils des messages (ouvrir un message et répéter les opérations précédentes)
Message toolbar screenshot

J’ai déjà identifié plusieurs façon d’améliorer cette macro, si certains d’entre vous souhaite participer je suis partant pour en faire un petit projet.


Référence
http://www.43folders.com/izero
http://video.google.com/videoplay?docid=973149761529535925

4 Réponses

  1. salut
    je voudrais savoir si tu savais comment faire pour ne pas déplacer les mails dans le répertoire cible mais plutôt les copier dedans ( pour faire une copie de sauvegarde par ex )

    merci d’avance @+

  2. Bonjour
    je voudrais une macro exécutable dès l’appel d’outlook qui positionne directement une recherche dans toutes les box (inbox outbox etc).
    Le contenu à rechercher serait accéssible dans un fichier appelé swap.txt se trouvant le repertoire c:\users\serge. (dans le repetoire userprofile)
    Simple non ?
    Je suis le concepteur du logiciel Innet.

  3. Merci beaucoup pour cette macro! Elle va me faire gagner un temps fou🙂

    L’exécution de la macro est un tout petit peu lente, mais j’imagine que c’est Outlook/visual basic qui sont lents et qu’on ne peut pas faire plus rapide…

    Merci encore !

  4. Merci c’est très pratique!!!

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