Tirer partie d’Outlook pour automatiser l’envoi de voeux annuels

<<Fin Janvier approche à grand pas, mais il n’est pas encore trop tard pour envoyer vos voeux pour 2008. Voici un moyen de le faire en masse grâce à la combinaison des fonctionnalités d’Outlook et Word. Ce petit tutorial vous guide pas à pas dans la démarche de publipostage. >>


Conseil préliminaire : Pour commencer, placer Outlook en mode hors connexion (Fichier > Travailler en mode hors connexion), cela vous permettra par la suite de contrôler les e-mails qui seront générés par la messagerie.1ère étape: Vérification de l’exhaustivité du carnet d’adresse (A réaliser dans Outlook)

Vérifier et mettre à jour si nécessaire le carnet d’adresse en complétant proprement les champs Nom, Prénom, Titre et Société.

2nde étape: Créer un template (A réaliser dans Word)

  • Créer le corps de l’e-mail de voeux dans Word: « Je profite de ce début d’année pour te présenter tous mes meilleurs vœux pour 2008. J’espère que cette année sera synonyme de …… »
  • Lancer l’assistant de publipostage, il ne sera pas nécessaire d’aller jusqu’à la dernière étape de celui ci, par contre il va vous aider pour insérer les champs de fusion.
  • Sélectionnez le carnet d’adresse Outlook Comme source de données. C’est à ce moment qu’on mesure l’intérêt de correctement renseigner certains champs des fiches « contact » (cf. étape 1). Par exemple il est possible d’introduire une condition, qui lors du publipostage définira en fonction du Titre de chaque contact si l’e-mail doit commencer par « Cher » ou « Chère ».
  • Pour ce faire à partir de la barre d’outil fusion et publipostage sélectionnez Insérer un mot clé Si … Alors Sinon et suivez l’assistant (ScreenShot Fusion et publipostage).

A toutes fins utile voici un petit fichier de démonstration: Exemple (Icone MS Word)

3ème étape: Configurer le publipostage (A réaliser dans Outlook)

  • Placer vous dans le volet de navigation « Contact » d’outlook
  • Sélectionner l’ensemble des contacts auxquels vous souhaitez adresser votre carte de voeux.
  • A partir de la barre de menu sélectionner Outil > Fusion et publipostage et suivez l’assistant pas à pas.

FusionContacts

  • Dans la zone « Fichier du document » indiquez le chemin vers le template Word que vous avez crée à l’étape 2.
  • Type de document = Lettre, Fusionner vers = Messagerie
  • Indiquez l’objet de votre e-mail

Et voilà, c’est parti …


Pour aller un plus loin.

  1. Si ce n’est fait mettre Outlook en mode hors connexion permet de différer l’envoi des e-mails générés et ainsi d’en reprendre quelques un pour les compléter d’une touche plus personnelle.
  2. Pour l’occasion choisissez-vous un fond de papier à lettre un peu plus original que le blanc crème traditionnel.
  3. Créer des champs « personnalisés » dans le carnet d’adresse pour affiner les envois. Par exemple avant de faire mon envoi de masse j’avais déjà répondus à quelques mails de bonne année, par conséquent il me fallait exclure ces contacts de mon envoi de masse. Pour ce faire j’ai ajouté aux colonnes du carnet d’adresse un champ « envoi voeux 2008″ qui peut prendre 2 valeur « oui » pour fait ou « non » pour à faire. Une fois ajouté et renseigné vous pouvez ajouter dans le template word une règle du type « Sauter l’enregistrement » si envoi voeux 2008 = Oui.
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Une Réponse

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