Tirer partie d’Outlook pour automatiser l’envoi de voeux annuels

<<Fin Janvier approche à grand pas, mais il n’est pas encore trop tard pour envoyer vos voeux pour 2008. Voici un moyen de le faire en masse grâce à la combinaison des fonctionnalités d’Outlook et Word. Ce petit tutorial vous guide pas à pas dans la démarche de publipostage. >>


Conseil préliminaire : Pour commencer, placer Outlook en mode hors connexion (Fichier > Travailler en mode hors connexion), cela vous permettra par la suite de contrôler les e-mails qui seront générés par la messagerie.1ère étape: Vérification de l’exhaustivité du carnet d’adresse (A réaliser dans Outlook)

Vérifier et mettre à jour si nécessaire le carnet d’adresse en complétant proprement les champs Nom, Prénom, Titre et Société.

2nde étape: Créer un template (A réaliser dans Word)

  • Créer le corps de l’e-mail de voeux dans Word: "Je profite de ce début d’année pour te présenter tous mes meilleurs vœux pour 2008. J’espère que cette année sera synonyme de ……"
  • Lancer l’assistant de publipostage, il ne sera pas nécessaire d’aller jusqu’à la dernière étape de celui ci, par contre il va vous aider pour insérer les champs de fusion.
  • Sélectionnez le carnet d’adresse Outlook Comme source de données. C’est à ce moment qu’on mesure l’intérêt de correctement renseigner certains champs des fiches "contact" (cf. étape 1). Par exemple il est possible d’introduire une condition, qui lors du publipostage définira en fonction du Titre de chaque contact si l’e-mail doit commencer par "Cher" ou "Chère".
  • Pour ce faire à partir de la barre d’outil fusion et publipostage sélectionnez Insérer un mot clé Si … Alors Sinon et suivez l’assistant (ScreenShot Fusion et publipostage).

A toutes fins utile voici un petit fichier de démonstration: Exemple (Icone MS Word)

3ème étape: Configurer le publipostage (A réaliser dans Outlook)

  • Placer vous dans le volet de navigation "Contact" d’outlook
  • Sélectionner l’ensemble des contacts auxquels vous souhaitez adresser votre carte de voeux.
  • A partir de la barre de menu sélectionner Outil > Fusion et publipostage et suivez l’assistant pas à pas.

FusionContacts

  • Dans la zone "Fichier du document" indiquez le chemin vers le template Word que vous avez crée à l’étape 2.
  • Type de document = Lettre, Fusionner vers = Messagerie
  • Indiquez l’objet de votre e-mail

Et voilà, c’est parti …


Pour aller un plus loin.

  1. Si ce n’est fait mettre Outlook en mode hors connexion permet de différer l’envoi des e-mails générés et ainsi d’en reprendre quelques un pour les compléter d’une touche plus personnelle.
  2. Pour l’occasion choisissez-vous un fond de papier à lettre un peu plus original que le blanc crème traditionnel.
  3. Créer des champs "personnalisés" dans le carnet d’adresse pour affiner les envois. Par exemple avant de faire mon envoi de masse j’avais déjà répondus à quelques mails de bonne année, par conséquent il me fallait exclure ces contacts de mon envoi de masse. Pour ce faire j’ai ajouté aux colonnes du carnet d’adresse un champ "envoi voeux 2008" qui peut prendre 2 valeur "oui" pour fait ou "non" pour à faire. Une fois ajouté et renseigné vous pouvez ajouter dans le template word une règle du type "Sauter l’enregistrement" si envoi voeux 2008 = Oui.
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Une Réponse

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