Tirer partie des propriétés des documents Office dans l’explorateur de fichier Windows

Les documents MS Office proposent des méta-données, c’est à dire des données décrivant le document lui même. Dans presque tous les cas vous pouvez y accéder par le menu Fichier > Propriétés.

Bien qu’il ne soit pas encore possible de s’en servir pour effectuer des recherches, il est interessant de prendre l’habitude de renseigner ces champs. En effet, une fois exploités correctement dans l’explorateur Windows, leur affichage simplifie la lecture et la recherche de documents.

Voici comment procéder avec XP.

  1. Ouvrez l’explorateur, positionner vous sur un dossier contenant plusieurs documents
  2. Sélectionnez le mode d’affichag edétaillé Affichage > Détail
  3. Dans le menu de l’explorateur sélectionnez Affichage > Choisir les détails
  4. La fenêtre qui s’ouvre vous permet de choisir les méta données à afficher

Explorateur Détail

Personnellement j’ai pris l’habitude d’afficher les informations suivantes

  • Version du Fichier
  • Auteur
  • Titre du document
  • Objet du document

Une fois cette bonne habitude prise tâchez de la communiquer à vos collègues et collaborateurs pour en tirer partie au maximum.

PS: Pour appliquer la mise en forme à l’ensemble des dossiers, à partir de l’explorateur Outils > Option > Onglet Affichage > bouton « Appliquer à tous les sous dossiers »

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