Tirer partie des fonctionnalités d’Outlook

Travaillant une grande partie de mon temps avec Outlook j’ai découvert au fil du temps plusieurs trucs et astuces bien pratiques. Je vous fais partager ici ces fonctionnalités qui contribueront je l’espère à votre efficacité au bureau.

Amélioration de l’interface graphique

#. Ajouter le bouton “enregistrer” les pièce jointes
A partir du menu Affichage > Barre d’outil > Personnaliser… ajouter aux barres d’outils de la fenêtre principale et de la fenêtre des emails le bouton “Enregistrer les pièces jointes”. Celui ci permet de détacher rapidement dans un endroit unique l’ensemble des pièces jointes d’un e-mail.

#. Mettre en avant les e-mails qui vous sont adressés
Voir ce post de décembre 2007

Interactions entre les volets de l’interface graphique

#.Générer rapidement un mail à partir de la liste des contacts
A partir de la liste des contacts, faites glisser le contact sur le volet “Courrier” à gauche de l’interface graphique (ou sur le dossier boîte de réception)

#. Créer rappidement un nouveau contact à partir d’un e-mail
A l’inverse du point précédent, faites glissez l’email que vous avez reçu dans le panneau “Contacts”. Seul l’expéditeur du mail qui sera créé comme contact

#.Créer rappidement un rendez vous à partir d’un e-mail
Glissez le message de la boite de réception vers l’onglet Calendrier du panneau de navigation.

Exploiter les fonctionnalités

#. Suivi des conversations
Rechercher tout > Message de même type
Cela ouvre une fenêtre de rechercha avancée qui liste tous les messages de la conversation. Cela est accompli car Outlook recherche tous les mails dont l’objet est identique (cf. onglet recherche avancée).
A priori la recherche s’effectue dans les dossiers envoyés, brouillon et boite de réception.

#. Utiliser les boutons de votes
Vous pouvez utilisez les messages comme des sondages, Outlook permet d’ajouter des boutons de vote aux e-mails. Chaque destinataire pourra exprimer sa préférence en cliquant sur un des boutons, ce qui générera un message de réponse.

Lien vers le forum Microsoft Outlook

Modules complémentaires (plugins)

#.Sync with Google Calendar
Module qui permet de synchroniser dans les 2 sens vos calendriers Outlook et Google Calendar.
Lien vers l’aide Google

N’hésitez pas à faire partager vos astuces personnelles en laissant un commentaire.

Bonne journée.

Exemple d’une macro outlook pour archiver simplement ses e-mails

En Mars 2007 Merlin Man proposait sur son site 43folders les grandes lignes de sa méthode de management des e-mails intitulée Inbox Zero.

Il s’agit d’une proposition de méthode pour une gestion efficace des e-mails. Inspirée de Getting Things Done (David Allen), l’idée de fond est que la boite de réception n’est qu’un espace de stockage temporaire qui doit vous permettre de décider comment un mail doit être traité. Un nombre limité d’actions peut lui être appliqué en fait:
# supprimer
# archiver
# répondre
# transformer en action
# déléguer une action
# différer dans le temps

J’ai commencé il y a peu à intégrer progressivement cette méthodologie dans mes modes de travail et pour simplifier l’action d’Archivage j’ai produit une macro outlook que je vous livre ici. Celle ci marque le(s) mail(s) sélectionnés comme lu(s) et le(s) archive dans un répertoire pré défini.

Répertoire cible
Vous pouvez modifier le répertoire d’archivage en changeant la valeur prise par la variable objFolder. Pour ce faire indiquez l’arborescence des répertoires qui désigne votre fichier d’archive en suivant le modèle ci dessous
objNS.Folders(”Dossiers personnels”).Folders(”sous dossier”).Folders(”Sous sous dossier”)

Exécution de la macro
Placez dans la barre d’outil un bouton exécutant la macro (A partir du menu : Affichage > Barre d’outil > Personnaliser, puis catégorie “Macro”)
Puis associez la macro à un raccourci clavier, pour cela dans la zone de nommage du bouton, le symbole “&” doit précéder la lettre qui servira de raccourci.
Ex: le nom “Inbox&Zero” précise que le raccourci Alt + z déclenchera l’exécution de la macro.

Opération à faire également sur la barre d’outils des messages (ouvrir un message et répéter les opérations précédentes)

J’ai déjà identifié plusieurs façon d’améliorer cette macro, si certains d’entre vous souhaite participer je suis partant pour en faire un petit projet.

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Référence
http://www.43folders.com/izero
http://video.google.com/videoplay?docid=973149761529535925

Ressources pour (re)découvrir et apprendre un mot anglais par jour

Quelques ressources qui vous permettrons d’enrichir un peu plus votre vocabulaire.

Le principe de chacun de ces sites consiste à proposer chaque jour un mot nouveau, sa prononciation, son sens, des exemples d’utilisation, son ethymologie etc..

#1. A word a day
http://wordsmith.org/
Souscription : mail ou flux RSS

#2. Owford English Dictionnary word of the day
http://www.oed.com
Souscription : flux rss

#3. Daily writing tips - a word a day
http://www.dailywritingtips.com
Souscription : flux rss

Essayer de les mémoriser et de les replacer dans les conversations que vous pouvez avoir au quotidien.

“Seule la paresse fatigue le cerveau” - Louis Pauwels

10 raccourcis intermédiaires pour Microsoft Word

Quelques raccourcis bien utiles une fois que vous êtes familiarisés avec les basiques ctrl + S, Ctrl + P. Maîtrisés, votre productivité avec Word va connaitre un petit bond puisque vous pourrez garder plus longtemps les mains sur le clavier sans faire des aller retour vers la souris.1. Répéter la dernière action effectuée

F4

2. Afficher la prévisualisation avant impression

CTRL + Alt + P

3. Copier puis coller un format

PocketMod

Pocket mod est une application en ligne qui comblera ceux qui ne se déplacent jamais sans un support papier pour prendre des notes.

Cette application en ligne vous propose de créer un petit livret de 6 pages à partir d’une feuille A4. Un peu de travail manuel sera nécessaire pour la mise en forme mais vous pouvez choisir parmi une série de templates (calendrier, todo list, …) la composition de vos 6 pages.

Très pratique pour les adeptes de GTD qui cherchent un outil de collection.

[Update du 23/02/2008] : Une version offline est également disponible ici.